Von der Begrüßung bis zur Verabschiedung
Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner, Kurierboten, Bewerber die auf ein Vorstellungsgespräch vorstellig werden möchten haben eines gemeinsam? Sie alle müssen auf dem Weg in ihr Unternehmen durch den Eingangsbereich. Hier an dieser hervorgehobenen Stelle entsteht der erste Eindruck Ihrer Firma. Es ist sozusagen die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Es ist nicht von der Hand abzuweisen das die erste Kontaktstelle ein positiven Eindruck bei Besucher, Gäste, und ihrem Personal hinterlassen sollte. Anderseits darf im Empfangsbereich den Sicherheitsaspekt nicht vergessen, hier wird entschieden wer die Firma betreten darf – und wer nicht. Auf unseren sympathischen Empfangsdienst das auch in stressigen Situationen immer freundlich und souverän ihre Arbeit verrichtet, können Sie gewiss sein. Ob in Hotels, öffentlichen Institutionen Shopping Center oder am Eingang einer Werkshalle. Hier übernehmen unsere Mitarbeiter kompetent Aufgaben aus dem Werk- und Objektschutz. Wir sind uns bewusst, das je nach Branche und Unternehmensgröße das Anforderungsprofil an unsere Mitarbeiter im Empfangsbereich stark variieren kann. Weshalb wir bei der Auswahl unserer Empfangsdienstmitarbeiter auf gewisse Eigenschaften wie z.B. Kundenorientierung, Dienstleistungsbereitschaft, und eine gereifte Persönlichkeit großen Wert legen. Der Schutz muss überall dort wo es um die Sicherheit Ihres Unternehmens, Mitarbeiter und Kunden geht gewährleistet sein. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht unsere Sicherheitsdienstleistungen in diesem Bereich zu Ihren Gunsten auszubauen. Ihr Sicherheitsbedürfnis und der Reibungslose interne Ablauf Ihres Unternehmens ist unser nachhaltiges Ziel. An dieser hervorgehobenen Stelle brauchen Sie von der Begrüßung bis zum Verlassen des Gebäudes aktive, fachkundige Kräfte die Sie und Ihr Unternehmen perfekt verstehen und auch vertreten. Mindestens genauso unerlässlich wie die Imagepflege ist der Aspekt der Sicherheit.
Prioritäten bei Empfangs- und Pfortendienste Jede Firma, Unternehmen und jede Institution hat ihre innerbetrieblichen Abläufe. Der Sicherheitsmitarbeiter im Empfangsdienst muss in das bestehende System intregiert werden, um den Übergang der Zusammenarbeit flüssig zu gestalten, gibt es Einweisungen durch den Auftraggeber. Dieser übermittelt dem Sicherheitsdienst einen Leitfaden und deren Umsetzung. Nach obiger Grundlage hat sich bewährt das im Objekt stets die selben Sicherheitsmitarbeiter eingesetzt werden. Dadurch wird das Security Personal schneller mit den Gepflogenheiten des Objekts vertraut und kann dadurch effektiver eingesetzt werden.
Eingesetzte Personal bei Empfangsdienste Unsere Bewerber durchlaufen durch unseren Personaler einen mehrstufigen Prozess aus schriftlicher Bewerbung, Persönlichkeitstest und Interviews. Security die bei unserem Sicherheitsunternehmen eingesetzt werden, sind meistens erfahrene Sicherheitsmitarbeiter die sich schon vielfach in verschiedenen Einrichtungen bewährt haben. Um im Empfangsdienst zu arbeiten reicht Körperliche Fitness reicht im nicht aus. Sicherheitsmitarbeiter die in diesem Aufgabengebiet arbeiten kommunizieren mit einer Vielzahl von Lieferanten Besuchern, Gäste und Mitarbeitern. Neben fachlicher Kompetenz sollten sie folgende Charaktereigenschaften mitbringen: Sie sollten kommunikativ, freundlich und gleichzeitig auf Konflikte vorbereitet sein und diese Souverän meistern.
Dresscode bei Empfangs- und Pfortendienste Sicherheitspersonal im Empfangs- und Pfortendienste kann man meistens auf den ersten Blick als Security zu erkennen. Seriöse Sicherheitsdienste haben für jeden Bereich diverse Uniformen zu Auswahl und sind für jeden Anlass dementsprechend gekleidet. Die Sicherheitskräfte im Innenbereich (Foyer) tragen meist Anzug mit Krawatte da legerer und passender für das Gesamtbild im Unternehmen. Im Außenbereich tragen die Sicherheitsmitarbeiter eher Uniform. Über die Garderobe unser Sicherheitsmitarbeiter entscheiden Sie als Auftraggeber. Wir können Ihnen über die Vor- und Nachteile beratend zu Seite stehen, schlussendlich entscheiden Sie.
Aufgabenfeld und Einsatz von Empfangsdienste
Das Sicherheitspersonal hat seinen Sitz im Bereich des jeweiligen Unternehmens/ Behörde. Sie tätigen einerseits Servicetätigkeiten und sind Ansprechpartner von Besuchern. Neben Veranstaltungen sind Empfangsdienste ebenso gefragt im Foyer von z.B. Behörden, Hotelbetrieben, Industriebetrieben, öffentliche Institutionen, Messeleitungen, Medizinischen Einrichtungen, Kliniken, Grosskonzernen und Shopping Center. Diese Liste ist erweiterbar. Souveräne Empfangsdienste sind aus der Gesellschaft nicht mehr wegzudenken. Zu dem Aufgabenfeld des Empfangsdienstes gehört es vor allem den regen Personenverkehr zu koordinieren. Wir wissen das sich die Suche nach geeigneten Sicherheitspersonal schwierig gestaltet, da Anforderungen oft unterschätzt werden. Im wahren Arbeitsleben eines Empfangsmitarbeiters oder Pförtnerdienstes ist es mit einem Lächeln oder einer freundlichen Handgeste nicht mehr getan. Man erwartet Fremdsprachenkenntnisse, hohe Belastbarkeit sowie Wissen in rechtlichen Fragen. Unsere Pförtnerdienste als auch unsere Empfangsdienste werden Sie überzeugen.
Unsere Leistungen als Empfangs- und Sicherheitsdienst:
Unser Service beinhaltet neben den Zutrittskontrollen:
. Kontrolle der Mitarbeiterausweise
. Registrierung von Besuchern
. Entgegennahme von Lieferung
. Erstellung von Ausweisen
. Überwachung und Koordination des Lieferantenverkehrs
. Telefon- und Vermittlungsdienste, Anrufe werden fachmännisch, und freundlich zu den gewünschten Gesprächspartnern vermittelt
. Nach Betriebsschluss muss sichergestellt werden, dass alle, die das Unternehmen tagsüber betreten haben auch vorschriftsgemäß wieder verlassen
. Besucherempfang u. Besuchersteuerung
. Auskunftsdienste
. Öffnungs- und Schließdienste
. Regulierung des Postverkehrs
Ein facettenreiches und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld das zweifelsohne in die Hände erprobter Sicherheitskräfte gehört. Unsere TSS-Tanta-Security-Service Mitarbeiter erfahren eine spezielle Serviceausbildung oder haben bereits langjährige Erfahrungen aus dem Bereich-Touristik gesammelt.
Vorteile durch Empfangsdienste
. Bei unseren Dienstleistungen lassen wir stets den Sicherheitsaspekt nicht aus den Augen
. Sicherheit ist durch geschultes Personal gegeben
. Unser Sicherheitspersonal sind als Betriebliche Ersthelfer ausgebildet sind um im Notfall die Erstversorgung durchzuführen
. Unser Empfangsdienst ist eine wichtige Komponente im Sicherheitskonzept
. Unser Sicherheitsdienst hat einen geschulten Blick für Krisensituationen, schreitet falls erforderlich freundlich jedoch bestimmt und deeskalierend ein
. Gerne übernehmen wir bei Ihnen neben der Rezeption Poststellen mit transparenter Kostenstruktur gemäß geltenden Qualitätsstandards
. Das Betreiben sonstiger Serviceaufgaben ist selbstverständlich möglich
. Imagesteigerung durch zufriedene Besucher
Welche Arten von Empfangs und Pfortendienste gibt es in der freien Wirtschaft und in öffentlichen Einrichtungen?
Empfangsdienste im Einzelhandel und in Einkaufszentren
Empfangsdienste in Büro- und Geschäftskomplexen
Empfangs- und Pfortendienste in Ämtern und öffentlichen Einrichtungen
Empfangsdienste in Rathäusern und Bürgerbüros
Pfortendienste in Gerichten und Justizvollzugsanstalten
Empfangsdienste in Ministerien und Behörden
Empfangs- und Pfortendienste in Bildungseinrichtungen
Zusammengefasst lässt sich sagen:
Sicherheitsdienste im Empfangs- und Pfortendienst sind eine zentrale Säule der Sicherheitsarchitektur von Unternehmen, Institutionen und anderen Organisationen. Diese Dienste gewährleisten nicht nur die Sicherheit des Gebäudes und der dortigen Personen, sondern tragen auch zu einem professionellen und reibungslosen Betrieb bei. Die Aufgaben und Herausforderungen in diesem Bereich sind vielfältig und reichen weit über die einfache Überprüfung von Ausweisen hinaus.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Die primäre Aufgabe der Sicherheitsdienste im Empfangs- und Pfortendienst ist die Zugangskontrolle. Dies umfasst die Überprüfung der Identität aller Personen, die das Gebäude betreten möchten, einschließlich Mitarbeiter, Besucher und Lieferanten. Sicherheitskräfte müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang erhalten. Hierzu verwenden sie oft elektronische Zugangssysteme, bei denen Zugangskarten oder biometrische Daten wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung genutzt werden. In vielen Einrichtungen ist es auch erforderlich, die Zugangsrechte regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um sicherzustellen, dass nur aktuelle Mitarbeiter und autorisierte Personen Zutritt haben.
Das Besuchermanagement ist ein weiterer wesentlicher Aspekt. Sicherheitskräfte am Empfang registrieren Besucher, stellen Besucherausweise aus und informieren die betreffenden Mitarbeiter über die Ankunft ihrer Gäste. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Besucher in den vorgesehenen Bereichen bleiben und das Gebäude sicher verlassen, wenn ihr Besuch beendet ist. Ein effizientes Besuchermanagement sorgt nicht nur für Sicherheit, sondern auch für einen positiven ersten Eindruck bei Gästen.
Empfangs- und Pfortendienste sind oft für die Überwachung von Sicherheitssystemen verantwortlich. Dazu gehören Alarmanlagen, Brandmeldeanlagen und Überwachungskameras. Sicherheitskräfte müssen auf Alarme reagieren, die Ursachen von Auslösungen ermitteln und bei Bedarf die entsprechenden Notfalldienste alarmieren. Sie sind auch dafür verantwortlich, regelmäßig Überprüfungen der Systeme durchzuführen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.
Im Falle eines Notfalls, sei es ein medizinischer Vorfall, ein Brand oder eine andere Krise, spielen Sicherheitskräfte eine zentrale Rolle bei der Koordination der Reaktionen. Sie müssen Notfallpläne kennen und umsetzen, die Evakuierung der Gebäude koordinieren, den Kontakt zu Rettungsdiensten herstellen und sicherstellen, dass alle Sicherheitsprotokolle eingehalten werden. Ihre Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig und entschlossen zu handeln, ist entscheidend für die Sicherheit aller Anwesenden.
Sicherheitskräfte am Empfang und an der Pforte sollten grundlegende Kenntnisse in Erster Hilfe besitzen, um im Notfall schnell reagieren zu können. Dies kann die Durchführung von Erste-Hilfe-Maßnahmen bis zum Eintreffen professioneller medizinischer Unterstützung umfassen. Viele Organisationen bieten regelmäßige Erste-Hilfe-Schulungen an, um sicherzustellen, dass das Personal auf dem neuesten Stand ist.
Die Dokumentation aller sicherheitsrelevanten Ereignisse gehört ebenfalls zu den Aufgaben des Empfangs- und Pfortendienstes. Dies umfasst die Protokollierung von Sicherheitsvorfällen, die Dokumentation von Zugängen und Abgängen sowie das Erfassen von Störungen oder Auffälligkeiten. Diese Berichte sind wichtig für die spätere Analyse und zur Verbesserung der Sicherheitsstrategien.
Planung und Vorbereitung
Sicherheitskonzept: Ein umfassendes Sicherheitskonzept bildet die Grundlage für die Arbeit im Empfangs- und Pfortendienst. Dieses Konzept sollte eine detaillierte Beschreibung der Sicherheitsprotokolle, Notfallpläne und Zugangsregelungen enthalten. Es ist wichtig, dass das Konzept regelmäßig überprüft und aktualisiert wird, um neuen Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden. Eine enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie der IT-Abteilung, dem Facility Management und der Personalabteilung ist entscheidend. Diese Abteilungen spielen eine wichtige Rolle bei der Implementierung und Überwachung von Sicherheitsmaßnahmen. Beispielsweise kann die IT-Abteilung bei der Implementierung und Wartung von Zugangskontrollsystemen unterstützen, während die Personalabteilung für die Verwaltung von Mitarbeiterzugängen verantwortlich ist. Die Schulung des Empfangs- und Pfortenpersonals ist entscheidend für eine effektive Sicherheitsstrategie. Mitarbeiter sollten in den Bereichen Zugangskontrolle, Notfallmanagement, Erste Hilfe und Nutzung der Sicherheitssysteme geschult werden. Regelmäßige Weiterbildungen und Auffrischungskurse helfen, die Sicherheitskompetenz des Personals auf dem neuesten Stand zu halten und auf neue Herausforderungen vorbereitet zu sein.
Herausforderungen
Sicherheitskräfte am Empfang müssen täglich mit einer Vielzahl von Personen umgehen, darunter Mitarbeiter, Besucher, Lieferanten und manchmal auch Personen mit problematischen oder aggressiven Verhaltensweisen. Sie müssen in der Lage sein, professionell und höflich zu bleiben, während sie gleichzeitig sicherstellen, dass alle Sicherheitsprotokolle eingehalten werden. Die fortschreitende Technologie bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen für die Sicherheitsdienste. Während moderne Zugangskontrollsysteme und Überwachungstechnologien die Sicherheit erhöhen können, erfordert ihre Nutzung auch technisches Know-how und regelmäßige Wartung. Sicherheitskräfte müssen kontinuierlich geschult werden, um mit den neuesten Technologien vertraut zu bleiben. Im Falle eines Notfalls müssen Sicherheitskräfte schnell und effektiv handeln, was oft unter erheblichem Stress geschieht. Die Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig zu bleiben und klare Entscheidungen zu treffen, ist entscheidend für die erfolgreiche Bewältigung von Krisensituationen.
Fazit
Sicherheitsdienste im Empfangs- und Pfortendienst sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Sicherheitsstrategie von Unternehmen und Institutionen. Durch ihre Aufgaben in der Zugangskontrolle, dem Besuchermanagement, der Überwachung von Sicherheitssystemen und dem Notfallmanagement tragen sie wesentlich zur Sicherheit und zum reibungslosen Ablauf des Betriebs bei. Eine sorgfältige Planung, regelmäßige Schulungen und eine enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen sind entscheidend für den Erfolg dieser Dienste. Trotz der Herausforderungen, die mit ihrer Arbeit verbunden sind, gewährleisten Sicherheitskräfte im Empfangs- und Pfortendienst einen sicheren und professionellen Betrieb und tragen dazu bei, dass sich alle Anwesenden sicher und gut betreut fühlen
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